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业务通信、数据流和信息保护是当前业务环境的基本组成部分。这意味着制定内部业务沟通和数据共享/保存的长期战略至关重要。 <律巨人企业律师>

但是，有大量公司没有在其业务的这方面进行投资。尽管存在明显的问题，并且可能产生相当危险的后果，但他们仍然忽略了它。 

也就是说，72% 的组织表示他们的企业没有可靠的“数据文化”和信息保护策略。此外，每10 名员工中有 7 名表示他们可以访问敏感数据，但他们觉得处理起来并不自在。

但是，在我们探讨如何避免因商业沟通和数据文化不佳而可能引发的基于法律的问题之前，让我们先了解一下什么是商业沟通，以及它的一些最基本的类型。

外行的商务沟通

首先，正如我们已经提到的，扎实的数据管理和顺畅的沟通是现代业务的支点。它可以极大地成就或破坏组织的成功。通常，他们将决定团队、项目和整个项目的成功和效率。

从本质上讲，商务沟通是一个人发出和接收与实现业务目标相关的信息的能力。实际上，无论是现有团队成员之间的协作、新员工的培训过程、项目领导、员工与客户的关系还是资源管理，这都是关于思想和数据的简化共享。

投资于商业沟通并确保其商业沟通尽可能有效的公司报告了更好的结果。此外，总体上更有利可图，并具有更好的员工保留率。

现在，让我们仔细看看一些基本类型的业务通信模型：

动态 VS 静态业务通信

基本上，这两个概念之间的主要区别在于，动态通信涉及参与者定期更改或更新的信息流。在数字协作环境中，动态通信是基本组件之一，因为它使基于团队的员工能够同时处理相同的项目、文件和文档。另一方面，静态通信包括在较长时间内保持一致的信息流。而且，最典型的是，包括人力资源政策、手册、技术支持页面、某些电子邮件等。

通常，这些是组织内部网系统的一部分，并不意味着每天都可以搜索和使用。静态通信背后的主要思想是记录并说明数据方面的参考点。

自上而下的商务沟通

实际上，这种范式是基于指挥链和员工等级制度的。通常，自上而下的沟通基于领导层。形成了自上而下的信息管理链。因此，高级员工可以严格控制数据在整个员工群中的传播方式。

自下而上的商务沟通

相反，在自下而下的通信中，数据以相反的方式传播。信息从最低级别的团队成员向上传递到公司的高层。大多数公司都可以找到它的某种形式。这是因为这是传达客户高兴或不高兴的好方法。对于能够直接了解较低级别项目的进展情况的 CEO 来说，这也非常有用。从本质上讲，包含这种通信结构的公司必须非常注意用于以向上方式传递数据的工具和命令链。值得注意的是，降低错误数据传输和不良通信的风险在这里非常重要。

这使我们：

改善商务沟通的技巧

审核您当前的业务沟通结构

从本质上讲，每家公司都需要清楚地了解其沟通渠道。审核过程可帮助您确定当前结构和实践中的确切改进空间。

确保对整个组织的所有沟通渠道进行彻底审核，并牢牢掌握当前运作良好的方面以及最常见的瓶颈是什么。

找到简约的解决方案并弥合所有差距

现在您对需要做什么有了清晰的了解。是时候为所有可能导致您公司受到法律损害的问题提出有效且具有成本效益的解决方案了。确保为您的业务沟通模式制定一个坚定的路线图。然后开始实施所有必要的步骤，让您拥有一个防错结构。它需要在所有公司级别上保持一致。

考虑使用合适的软件

通过电话和电子邮件传输的敏感数据数量巨大，这使得这些渠道在某些行业中比其他行业更具风险。通过适当的数据跟踪和归档，以及通过通话记录，您的公司将始终牢牢掌握和控制所有类型的数据。无论其粒度或格式如何。

确保每个员工有发言权

指挥链是必须的。然而，这个链条中的每个环节都必须让人觉得他/她在做出贡献。这是健康、稳固的商务沟通的基石。您的员工中的每一次对话都应牢记这一点。这是创建健康的基于沟通的文化的最有机方式，特别是如果该模型在所有员工级别都保持一致。

结论 <律巨人企业律师>

确实，想出并实施一个有效的业务沟通结构并不容易。它涉及一种动态的、类似共生的基础设施和思维方式的组合，需要认真的承诺才能工作。这种文化并不容易建立，并且几乎取决于每一位员工。一旦你让每个人都参与进来，以及一个坚定而有前途的路线图，你将能够创造每个人都应得的沟通文化。

这样一来，您不仅会减轻潜在的法律问题，而且您还将很快开始看到生产力和员工幸福感的提高。

本文不构成法律建议，具体法律问题请咨询韩飞律师。